Agenda

1) Paramétrage de l'agenda

La première étape à faire avant de commecer à ouvrir son agenda en ligne est de bien configurer son paramétrage. Accès Se rendre dans l'onglet Compte > Paramètres dans la section : Paramétrage des Rendez-vous Ou avec ce le lien direct pour la vesion web : https://cfixe.com/my-account/pro/settings Configuration Lorsque vous configurez votre agenda professionnel en ligne sur Cfixé, plusieurs paramètres importants peuvent être ajustés pour optimiser votre gestion du temps et de vos rendez-vous. Voici les détails de chaque paramètre : 1. Recevoir une notification avant chaque rendez-vous : Activez cette option pour recevoir une notification sur votre téléphone 30 minutes avant chaque rendez-vous. Cela vous aide à mieux vous préparer et à gérer votre emploi du temps efficacement. 2. Confirmer chaque rendez-vous : Ce paramètre vous permet de contrôler manuellement la confirmation de chaque réservation. Vous recevrez une notification et un email indiquant qu'une réservation est en attente de votre confirmation. Vous pourrez alors confirmer ou annuler le rendez-vous en un clic. Pour le client, lors de la prise de rendez-vous, un message l'informera que sa réservation est en attente de confirmation par le professionnel. 3. Délai minimum avant réservation (en heures) : Définissez le délai minimum requis entre le moment de la réservation et l'heure du rendez-vous. Ce paramètre est crucial pour éviter les réservations de dernière minute qui pourraient perturber votre organisation (par exemple, éviter une réservation à minuit pour un rendez-vous le lendemain matin à 9 heures). 4. Délai minimum avant annulation (en heures) : Spécifiez combien de temps à l'avance un client doit annuler un rendez-vous. Cela vous aide à minimiser les annulations tardives et à mieux planifier votre journée. 5. Temps après le rendez-vous : Ajoutez un temps de tampon entre les rendez-vous pour ne pas les enchaîner trop rapidement. Si activé, ce paramètre sera appliqué à toutes les prestations. Si vous souhaitez des durées de tampon différentes selon les prestations, vous devez les configurer individuellement dans les paramètres de chaque prestation. 6. Nombre de jours maximum réservables : Limitez le nombre de jours à l'avance pendant lesquels les clients peuvent prendre rendez-vous (par exemple, 1 semaine, 2 semaines, etc.). Cela vous aide à contrôler votre calendrier à long terme sans vous surcharger de réservations trop anticipées. 7. Intervalle entre les créneaux disponibles : Déterminez l'intervalle de temps entre les créneaux disponibles pour la prise de rendez-vous. Par exemple, un intervalle de 15 minutes proposera des créneaux toutes les 15 minutes. Gardez à l'esprit que des intervalles courts peuvent conduire à des périodes non utilisées si elles sont trop courtes pour accueillir une prestation. Si non renseigné le système vous permet de gérer la proposition des créneaux en fonction de la durée des RDV. 8. Cacher la durée des prestations : Utilisez ce paramètre si la durée des rendez-vous n'est pas nécessaire ou pertinente pour certains types de services. 9. Instructions à donner au client : Fournissez un ensemble d'instructions spécifiques que les clients doivent suivre le jour de leur rendez-vous ou pour préparer le rendez-vous En ajustant ces paramètres, vous pouvez personnaliser l'expérience de réservation à la fois pour vous et pour vos clients, optimisant ainsi la gestion de votre temps et améliorant la satisfaction client.

2) Configuration des lieux de rendez-vous

La flexibilité dans le choix du lieu de rendez-vous est essentielle pour offrir une expérience client optimale. Cfixé permet d'ajouter et de gérer facilement divers types de lieux pour vos rendez-vous. Voici comment configurer et utiliser cette fonctionnalité dans votre agenda. Ajout et Gestion des Lieux de Rendez-vous 1. Accès à l'Interface de Configuration : - Accédez à la section de configuration des lieux depuis votre tableau de bord Cfixé. Pour la version web : se rendre dans Compte > onglet : Lieux ou directement en utilisant ce lien : https://cfixe.com/my-account/pro/settings/locations Pour l'application mobile : aller dans Menu > Paramètres > Paramétrage des RDV > Lieux de rendez-vous 2. Ajouter un Nouveau Lieu : - Cliquez sur "Ajouter un lieu" pour commencer à configurer un nouveau lieu de rendez-vous. Vous pouvez ajouter autant de lieux que nécessaire pour votre activité. 3. Types de Lieux Disponibles : - Lieu Physique : Entrez l'adresse précise où se tiendra le rendez-vous. Cela peut inclure votre bureau, un salon, ou toute autre installation fixe. - Visioconférence : Choisissez cette option si vous proposez des rendez-vous virtuels. Vous pouvez spécifier la plateforme utilisée (Zoom, Skype, etc.) et les détails seront inclus dans la confirmation de rendez-vous. - Téléphone : Pour des consultations ou des réunions par téléphone, sélectionnez ce type de lieu et fournissez les instructions d'appel ou le numéro de téléphone dans les détails du rendez-vous. - Adresse du Client : Si le rendez-vous doit avoir lieu chez le client, sélectionnez cette option. Le système invitera alors le client à saisir son adresse exacte lors de la réservation. 4. Sauvegarder et Mettre à jour les Lieux : Une fois les informations saisies, sauvegardez les modifications. Vous pouvez revenir à tout moment pour modifier ou mettre à jour les détails des lieux selon l'évolution de vos besoins ou des feedbacks clients. Après avoir configuré vos lieux de rendez-vous, l'étape suivante consiste à les activer et à les associer à des créneaux de disponibilité. Pour en savoir plus sur comment activer les lieux et les associer à vos disponibilités, vous pouvez consulter l'article "Comment gérér mes disponibilités" : https://chatwoot.cfixe.app/hc/support/articles/1711097885-comment-gerer-mes-disponibilites Conseils pour une Gestion Efficace des Lieux - Clarté des Informations : Assurez-vous que toutes les informations fournies sont claires et complètes pour éviter toute confusion. - Mise à Jour Régulière : Revoyez régulièrement les configurations de vos lieux pour vous assurer qu'elles restent à jour avec les dernières modifications de vos services ou des adresses.

3) Comment gérer mes disponibilités ?

Que vous souhaitiez intégrer notre système de réservation directement sur votre site web Cfixé ou l'ajouter à votre site existant via un plugin, la première étape consiste à configurer vos créneaux de disponibilité. Cela permettra à vos clients de réserver des rendez-vous en ligne selon vos disponibilités. Suivez ce guide simple pour démarrer facilement, même si vous n'êtes pas familier avec les outils numériques. Pré-requis : Définir vos disponibilités Avant de pouvoir accepter des réservations, il est essentiel de définir clairement vos horaires et jours de travail. Voici quelques questions à considérer pour vous aider à organiser votre agenda : 1. Quelles sont mes horaires et jours de service ? - Déterminez les heures d'ouverture et de fermeture pour chaque jour où vous êtes disponible. Par exemple, vous pouvez choisir d'être disponible de 9h à 17h. 2. Est-ce que mes horaires sont identiques tous les jours de la semaine ? - Si vos horaires varient, notez les différences. Par exemple, peut-être travaillez-vous de 10h à 18h les samedis. 3. Est-ce que je veux imposer une pause déjeuner ? - Décidez si vous souhaitez bloquer un créneau pour le déjeuner et pendant combien de temps. Par exemple, de 12h à 13h chaque jour. En répondant à ces questions, vous créerez une base solide pour votre calendrier de réservations. Cela assurera que les clients ne réservent que pendant les moments où vous êtes réellement disponible. Accès Se rendre dans le menu Agenda > onglet Disponibilités depuis votre espace professionnel. ou avec le lien direct : https://cfixe.com/my-account/pro/calendar/avail Utilisation La procédure est très simple, il faut ajouter un créneau de disponibilté pour que proposer des créneaux de réservation. On peut proposer un créneau ponctuel ou des créneaux réccurents Configuration des Rendez-vous individuels : 1. Créneau Ponctuel : Pour un événement ou une disponibilité unique. - Accès : Sur la version web, cliquez sur "Ajouter" en haut de la page. Sur l'application mobile, utilisez le bouton flottant (+) en bas. - Configuration : - Choisissez la date et l'heure du créneau. - Sélectionnez la ou les prestations que vous proposez durant ce créneau. - Indiquez le ou les lieux possibles pour ces prestations (ex : en personne, en visioconférence). - Définissez le nombre maximum de rendez-vous que vous pouvez accepter durant ce créneau, même si l'espace le permettrait. - Précisez qui peut réserver (tout le monde, seulement les clients existants, ou nouveaux clients pour des offres découverte). - Réglez la récurrence sur "une fois" pour un créneau ponctuel. 2. Créneau Récurrent : Pour des disponibilités régulières sur plusieurs jours, semaines ou mois. - Suivez les mêmes étapes que pour un créneau ponctuel. - Au lieu de régler la récurrence sur "une fois", spécifiez la fréquence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle) et la date de fin de récurrence si applicable. Si aucune date de fin n'est spécifiée, la récurrence sera limitée par le nombre maximum de jours réservables configuré dans vos paramètres. Exemples Pratiques - Cas Classique : Carole travaille du lundi au samedi de 9h à 19h mais ne travaille pas les mercredis. - Configuration : Créez un créneau de 9h à 19h et indiquer la date de début de la récurrence - Sélectionnez les prestations disponibles. - Indiquez les lieux de prestation. - Définissez la récurrence pour lundi, mardi, jeudi, vendredi et samedi. - Cas Avec Pause Déjeuner : Carole travaille du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h. - Configuration Matin : Créez un créneau de 9h à 12h. - Configuration Après-midi : Répétez le processus pour un créneau de 14h à 18h. - Sélectionnez les mêmes options de prestations et de lieux pour chaque créneau. - Définissez la récurrence pour lundi à vendredi. - Cas Spécifique : Pour des créneaux dédiés à certaines prestations ou certains lieux, suivez le processus standard en spécifiant les détails pertinents pour chaque cas unique. Configuration des réservations de groupe : Les rendez-vous de groupe permettent d'accueillir plusieurs clients en même temps, idéal pour des ateliers, des cours ou des séminaires. Voici comment configurer un créneau pour un rendez-vous de groupe : 1. Ajouter un Créneau : - Sur la version web, cliquez sur "Ajouter" situé en haut de votre écran. Sur l'application mobile, utilisez le bouton flottant (+) situé en bas. 2. Choisir la Date et l'Horaire : - Sélectionnez la date et l'heure pour le créneau de groupe. Assurez-vous que la durée de la prestation permet d'accueillir tous les rendez-vous prévus. 3. Sélectionner la Prestation : - Choisissez la prestation que vous souhaitez proposer durant ce créneau de groupe. Assurez-vous que la prestation est appropriée pour un format de groupe. 4. Définir le Type et la Capacité du Groupe : - Indiquez clairement qu'il s'agit d'un rendez-vous de groupe et spécifiez la capacité maximale de participants pour ce créneau. 5. Choisir le Lieu : - Sélectionnez le lieu où se déroulera le groupe, par exemple, votre local, un lieu externe, ou une option de visioconférence. 6. Nombre Maximum de Rendez-vous : - Déterminez un nombre maximum de rendez-vous (participants) possible pour ce créneau, ce qui peut être utile pour gérer les limites d'espace ou de ressources. 7. Qui peut Réserver : - Précisez qui peut réserver ce créneau : ouvert à tous, réservé uniquement aux clients existants pour renforcer la fidélité, ou aux nouveaux clients pour encourager les nouvelles inscriptions. 8. Réglage de la Récurrence : - Pour un créneau ponctuel, laissez la récurrence à "une fois". Si vous envisagez de répéter l'événement, vous devrez ajuster cette option selon les besoins de récurrence. Modifier ou Supprimer un créneau de disponibilité Voici comment vous pouvez modifier ou supprimer un créneau récurrent ou un créneau unique dans votre agenda Cfixé. 1. Accéder au Créneau : - Sur votre agenda Cfixé, cliquez sur le créneau que vous souhaitez modifier ou supprimer. Cela ouvrira les détails de ce créneau. 2. Choisir l'Action à Effectuer : - Une fois le créneau ouvert, vous aurez deux options : - Modifier/Supprimer ce Créneau Uniquement : Choisissez cette option si vous souhaitez apporter des changements ou annuler uniquement le créneau sélectionné sans affecter les autres occurrences. - Modifier/Supprimer Toutes les Occurrences : Si le créneau est récurrent (par exemple, tous les lundis à 10h), et vous souhaitez modifier ou supprimer l'ensemble de la série récurrente, sélectionnez cette option. Tous les créneaux futurs dans cette récurrence seront modifiés ou supprimés selon votre choix. 3. Appliquer les Modifications ou la Suppression : - Après avoir choisi de modifier ou supprimer un seul créneau ou toutes les occurrences, vous serez guidé à travers un formulaire simple pour confirmer les changements. Si vous modifiez un créneau, ajustez les détails comme la date, l'heure, la prestation, ou d'autres paramètres. Si vous supprimez, confirmez votre choix.

4) Comment ajouter/modifier ou annuler mes rendez-vous ?

Que vous souhaitiez ajouter des rendez-vous individuels, récurrents ou de groupe, cette guide vous fournira toutes les instructions nécessaires pour gérer efficacement votre agenda et maximiser votre disponibilité. Accès à l'espace rendez-vous Se rendre dans le menu Agenda > onglet Disponibilités depuis votre espace professionnel. ou avec le lien direct : https://cfixe.com/my-account/pro/calendar/book Ajout des Rendez-vous dans Cfixé Ajouter un Rendez-vous Individuel 1. Accès : Sur la version web, cliquez sur "Ajouter" en haut de la page. Sur l'application mobile, utilisez le bouton flottant (+) en bas. 2. Sélectionner la Prestation : Utilisez la barre de recherche pour choisir la prestation souhaitée. Vous pouvez également saisir le nom de la prestation manuellement si elle n'apparaît pas directement. 3. Choisir le Créneau : Vous pouvez soit saisir manuellement un créneau, soit sélectionner un créneau disponible directement dans l'agenda. 4. Sélectionner ou Ajouter le Client : Si le client est déjà dans votre base de données, sélectionnez-le. Sinon, ajoutez un nouveau client. Cela permettra de notifier le client par email ou SMS concernant la confirmation, les modifications, ou l'annulation du rendez-vous. Ajouter un Rendez-vous Récurrent 1. Fréquence de Répétition : Choisissez entre une répétition quotidienne ou hebdomadaire. Si vous optez pour une répétition hebdomadaire, spécifiez les jours de la semaine (par exemple, chaque lundi et mercredi). 2. Date de Fin de la Répétition : Définissez une date de fin pour ces récurrences pour éviter de prolonger indéfiniment les engagements. Ajouter un Rendez-vous de Groupe 1. Indiquer la Capacité Maximale : Lors de la création du créneau, spécifiez qu'il s'agit d'un rendez-vous de groupe et indiquez la capacité maximale de participants. Le système décrémentera automatiquement le nombre de places disponibles à mesure que les réservations sont effectuées. 2. Gérer les Réservations de Groupe : Chaque inscription au rendez-vous de groupe réduit le nombre de places restantes, garantissant que vous ne dépassez jamais la capacité maximale. Gestion des Rendez-vous Personnels - Ajouter des rendez-vous personnels dans votre agenda vous aide à gérer efficacement vos disponibilités, en assurant que vous ne recevez pas de réservations professionnelles pendant vos temps personnels ou jours de congé. - Pour bloquer des créneaux pour vos engagements personnels ou jours de congé : Procédure : - Suivez les mêmes étapes que pour l'ajout d'un rendez-vous professionnel. - Lorsque vous ajoutez un rendez-vous personnel, vous n'avez pas besoin d'indiquer un client. Ce type de rendez-vous est utilisé pour bloquer des créneaux dans votre agenda pour des engagements personnels ou des absences, y compris ceux s'étendant sur plusieurs jours. Modification et Annulation des Rendez-vous Gérer efficacement les changements dans votre agenda est crucial pour maintenir une bonne relation client et une organisation optimale. Voici comment modifier ou annuler un rendez-vous dans Cfixé : - Modification d'un Rendez-vous 1. Accès au Rendez-vous : - Localisez le rendez-vous que vous souhaitez modifier dans votre agenda Cfixé. Cliquez dessus pour ouvrir les détails du rendez-vous et sur lepetit stylo pour procéder aux modifications. 2. Effectuer les Modifications : - Apportez les changements nécessaires, tels que le créneau horaire, la prestation, ou le client associé. 3. Notification au Client : - Une fois les modifications enregistrées, le client recevra automatiquement un email l'informant des changements apportés au rendez-vous. - Annulation d'un Rendez-vous 1. Accès au Rendez-vous : - Trouvez le rendez-vous que vous souhaitez annuler et ouvrez les détails de celui-ci. 2. Procéder à l'Annulation : - Sélectionnez l'option pour annuler le rendez-vous. Vous serez peut-être invité à confirmer cette action. 3. Notification au Client : - À la confirmation de l'annulation, le client recevra un email ainsi qu'un SMS l'informant de l'annulation du rendez-vous. - Suppression définitive d'un Rendez-vous Une fois qu'un rendez-vous a été annulé, vous avez la possibilité de le supprimer définitivement de votre agenda. Cela peut aider à maintenir votre calendrier propre et organisé, mais il est important de considérer quand garder l'enregistrement peut être bénéfique. 1. Accès au Rendez-vous Annulé : - Identifiez le rendez-vous annulé que vous souhaitez supprimer de votre agenda. Les rendez-vous annulés sont généralement marqués différemment pour les distinguer facilement des autres rendez-vous. 2. Suppression Définitive : - Ouvrez les détails du rendez-vous et sélectionnez l'option pour le supprimer définitivement. Vous serez peut-être invité à confirmer cette action pour éviter les suppressions accidentelles. 3. Confirmation de la Suppression : - Une fois confirmée, la suppression du rendez-vous le retire définitivement de votre agenda, et il ne sera plus visible dans votre interface de gestion des rendez-vous. Considérations Importantes - Gestion de l'Historique : Parfois, il peut être utile de conserver les rendez-vous annulés dans votre agenda. Cela permet de garder un historique des interactions avec le client, notamment si le client oublie que le rendez-vous a été annulé. Cela peut également servir de référence pour comprendre les motifs d'annulation fréquents et ajuster vos services en conséquence.